GDPR – Ny dataskyddsförordning

Ny dataskyddsförordning gäller i hela EU fr.o.m. 2018-05-25. Den innebär att företag och föreningar måste ta fram en policy kring hantering av personuppgifter, rensa gamla register samt informera medlemmar om den nya policyn kring hantering och lagring av personuppgifter. SCAF behöver använda medlemmarnas personuppgifter för att kunna bedriva sin föreningsverksamhet. Vi har därför nu upprättat en integritetspolicy för att reglera vilka uppgifter som ska hanteras och hur det får ske.

  • Medlemsregister
    I detta register lagras medlemsnummer, namn, adress och epostadresser till våra medlemmar. Familjemedlemmar finns inskrivna också. Betalda medlemsavgifter antecknas. Registret används för utskick av mail, brev samt distribution av vår medlemstidning. Endast kassör, ordförande samt ansvarig för utskick av tidningen har insyn i detta register. Det delas inte med någon underleverantör eller partner till föreningen. Efter avslutat medlemskap sparas uppgifter i tre (3) år. Anledningen till detta är det reglemente kring medlemskap via registrerade uppfödare som SCAF har. Efter tre (3) år raderas uppgifter om medlemmen ur vårt medlemsregister.
  • Domarregister
    Domarregister innehåller namn samt epostadress till SCAF’s domare. Efter avslutat domarskap raderas uppgifterna.
  • Aspirantregister
    Aspirantregistret innehåller namn samt epostadress till aspiranter under utbildning i SCAF. Registret innehåller även anteckningar om hur många utbildningstillfällen aspiranten haft. Uppgifter i detta register raderas när aspirantskapet avslutas.
  • Uppfödarregister/omplaceringsregister
    I uppfödarregistret lagras uppfödarnamn, namn, adress samt epostadress. Uppgift om uppfödningens eller omplaceringens startdatum finns inskrivet. Vid avslutande av registrerad uppfödning eller omplacering raderas uppgifter ur detta register.
  • Mentorskapsregister
    Registret innehåller namn på medlem som är under mentorskap samt mentors namn.
  • Uppgifter raderas i samband med avslutat mentorskap.
  • Stamtavleregister
    Detta register innehåller främst uppgifter om chinchillor och deras släktskap med varandra. Registret innehåller reg.nr, chinchillans namn, födelsedatum, färg, föräldararnas namn, uppfödares förnamn och efternamn, ägares förnamn och efternamn, sjukdomar och dödsfall av chinchillan i fråga. Detta register hålls för att kunna fortsätta arbetet med att skriva stamtavlor, hålla sund avel samt förbättra en framtida avel med målet att få friskare och mer långlivade chinchillor. Registret sparas även av historiskt intresse. Uppgifter raderas inte utan sparas av ovanstående skäl.
  • Stamtavlor
    Stamtavlor innehåller uppgifter om en chinchilla samt dess släktskapsförhållanden. Uppgifter om uppfödare (namn, adress och telefonnummer) samt ägare (namn, adress och telefonnummer) finns även med. Stamtavlor görs på beställning av våra medlemmar och skickas ut till dem. Ett exemplar av varje stamtavla sparas i pärm av stamtavleansvarig. Stamtavlor sparas för att kunna fortsätta arbetet med att skriva stamtavlor.
  • Fotografier
    Fotografier tas inte av föreningen utan lånas in från medlemmar. Samtycke inhämtas vid lån från fotografen samt personer som tydligt kan urskiljas på fotografiet tillfrågas före användning av fotografi för samtycke till användning. Bilder kan raderas från hemsida m.m om bildägare eller person på bild, vid senare tillfälle, så önskar.
  • Mötesprotokoll
    Namn på närvarande vid olika typer av möten antecknas i mötesprotokoll. Protokoll från möten sparas för att styrka beslut som har fattats samt av historiskt intresse.
  • Hemsida
    Texter och fotografier till SCAF’s hemsida lånas till stor del av medlemmar. Samtycke inhämtas vid lån av bilder samt texter. Personer som tydligt kan urskiljas på fotografier tillfrågas före användning om samtycke till publicering. Bilder och texter kan raderas från hemsida om utlånare eller person på bild, vid senare tillfälle, så önskar.
  • Facebook
    Texter och fotografier till SCAF’s Facebook-sida lånas till stor del av medlemmar. Samtycke inhämtas vid lån av bilder samt texter. Personer som tydligt kan urskiljas på fotografier tillfrågas före användning om samtycke till publicering. Bilder och texter kan raderas från sidan om utlånare eller person på bild, vid senare tillfälle, så önskar.
  • Chinchilla Magazinet
    SCAF har en medlemstidning. Texter och fotografier lånas till stor del av medlemmar. Samtycke inhämtas vid lån av bilder samt texter. Personer som tydligt kan urskiljas på fotografier tillfrågas före användning om samtycke till publicering. Tidningarna distribueras ut till medlemmar och tryckta uppgifter går inte att radera.
  • Anmälan till utställning hos SCAF
    Vid anmälan till utställning lämnar utställaren sina personuppgifter för att kunna användas i program, resultatlista och utställningsberättelse i medlemstidning. Anmälan raderas efter införande i program och avslutad utställning.
  • Program vid utställning
    Program till utställning innehåller uppgifter om anmälda chinchillor, samt ägares namn och uppfödares namn. Programmen delas ut till utställare samt besökare vid SCAF’s utställningar. Ett exemplar sparas sedan tillsammans med djurens bedömningssedlar och arkiveras för statistik och är av historiskt intresse.
  • Resultatlista från utställning
    Resultatlista publiceras på SCAF’s hemsida. Listan innehåller djurets namn, resultat samt ägares namn och domares namn. Resultatlistor sparas för statistik och historiskt värde.
  • Samtyckesregister
    Samtycken samlas i detta register. Vid tillbakadraget samtycke eller när uppgift raderas tas även samtycket gällande uppgift eller material bort ur samtyckesregistret.
  •  

Medlemmar har rätt att få ta del av vilka personuppgifter föreningen lagrar om dem och de har även rätt att begära att uppgifter raderas. Medlem tar då kontakt med SCAF’s dataskyddsombud som hjälper medlemmen med att få ta del av uppgifter eller att få uppgifter raderade.

Frågor kring GDPR besvaras efter bästa förmåga av styrelsen eller dataskyddsombudet.

©SCAF                                           Gäller fr. o. m 2018-05-25